L'étiquette de l'e-mail.

Un e-mail est souvent envoyé "vite-vgite", sans réel contrôle. Il est pourtant important de respecter une certaine etiquette en ce qui concerne les e-mails. Il s'agit de préserver votre image et celle de votre club. Sans compter qu'un e-mail correctement rédigé est beaucoup plus efficace. Voici les règles à respecter.

Court et professionnel

Lire un e-mail est plus fatigant qu'un docuyment imprimé. Epargnez donc votre lecteur en gardant un message court et clair et en évitant les longues phrases. Il y aura aussi moins de chances que votre mail reste non lu ou qu'il soit immédiatement effacé. Gardez également un ton professionnel. Evitez les commentaires sur des membres de votre club ou d'autres clubs.

Répondez à toutes les questions

Essayez de formuler une réponse à toutes les questions en un seul e-*mail de façon à éviter un échange de mails trop important. Vous gagnerez ainsi du temps et donnerez une impression d'efficacité. Vous gangerez encore des points si vous anticipez des questions qui pourraient encore être posées.

Lisez votre e-mail

Une règle simple mùais efficace. En prenant du temps pour vous relire avant d'envoyer votre message, vous évitez les erreurs et malentendus. Vous pourrez ainsi corriger les fautes d'orthographe ou de grammaire, mais aussi effacer les commentaires inappropriés qui auraient pu vous échapper.

Personnalisez votre e-mail

Veillez non seulement à utiliser une formule d'appel personnalisée, mais aussi à personnaliser le contenu de votre e-mail. Les réponses automatiques ne sont, pour cette raison, pas idéales. Il vaut mieux les remplacer par des modèles. (voir point suivant).

Utilisez des modèles

L'itinéraire pour arriver à vos organisations, les instructions pour s'inscrire à votre club... sont des questions auxquelles vous devez souvent répondre. Conservez donc ces textes comme modèles.

Répondez rapidement

La Fédération, les clubs vous envoient un e-mail parce qu'ils attendent une réponse rapide. La règle est donc de répondre à un e-mail dans les 24 heures et de préférence le jour même. Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à une question, envoyez un e-mail disant que vous avez bien reçu la question et que vous y répondrez le plus rapidement possible. Ainsi, votre correspondant sait que vous allez examiner sa question.

N'envoyez pas de pièces jointes superflues

Les pièces jointes lourdes peuvent être très ennuyeuses pour le destinataire et peuvent parfois même bloquer le système. Envoyez donc des pièces jointes uniquement lorsque c'est nécessaire. Veuillez aussi à avoir un anti-virus efficace afin que les documents que vous transmettez ne soient pas infectés.

Structurez votre e-mail

Lire sur un écran est plus difficile que lire un document imprimé. Veuillez donc à bien structurer votre e-mail et à utiliser une mise en page claire. Des phrases courtes, des paragraphes bien découpés et des petits points ou des numéros faciliteront la lecture.

"High priority" et "reply to all"

N'abusez pas de ces fonctions en Outlook. Un e-mail marqué "high priority" donne une impression agressive. De plus, un emploi excessif fait perdre l'effet de cette fonction.

N'abusez pas des majuscules ou des abréviations

Les majuscules doivent être réservées pour le début des phrases et des noms propres . Sinon, les majuscules sont censées vouloir dire QUE VOUS CRIEZ. Ce qui n'est pas très poli, et certainement pas professionnel.

La même règle vaut pour les abréviations. Elles ne favorisent pas la lecture et certaines d'entre elles ne conviennent pas du tout à un environnement professionnel, comme "lol". Il en va de même pour les émoticons et autres smileys, qu'il vaut mieux éviter.

Evitez le Cc

Bien que cette fonction soit parfois utile, elle est trop souvent utilisée sans bonne raison. Vérifiez d'abord qui doit vraiment recevoir votre e-mail avant d'ajouter ces personnes en Cc.

Utilisez le champ BCC pour des mailings

Vous garantissez ainsi l'intimité de vos personnes de contact, puisque les destinataires ne peuvent pas voir ce champ. De plus, les destinataires ne peuvent ainsi pas voir que vous envoyez ce mail à de nombreuses personnes. Si vous utilisez le champ BCC, veuillez toutefois à laisser les champs "A" ou "To" vides, sans quoi votre e-mail pourrait être considéré comme du spam.

Ne transférez pas de chaînes

Les e-*mails de mise en garde contre des virus et les chaînes contiennent souvent des virus, même si le contenu ou l'expéditeur semble fiable. Vous éviterez donc beaucoup de problèmes en les effaçant sans les transférer.

Pas d'information personnelle !

Il est très facile et rapide de transférer un e-mail. Partez donc du principe que tout le monde peut lire vos e-mails.N'envoyez donc pas d'informations confidentielles par e-mail. Un langage blessant, raciste ou discriminatoire est évidemment à bannir, même dans un sens humoristique. Pensez que tout ce que vous envoyez par e-mail pourrait être utilisé contre vous".

Les gens reçoivent chaque jour des dizaines d' e-mails. En choisissant un sujet court pour votre e-mail, vous faites gagner du temps à votre lecteur et augmentez les chances qu'il ouvre votre message et le traite rapidement.

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